Si vous voulez mettre de l'ordre dans votre bureau à domicile, il est essentiel de disposer des bons outils d'organisation. Voici trois outils absolument fondamentaux et essentiels dont vous avez besoin pour éviter le désordre dans votre vie. Un nombre surprenant de personnes n'ont pas du tout ces trois outils, ou n'en ont pas qui fonctionnent, ou n'en ont pas assez.
Ces trois outils vous aideront à relever le défi le plus difficile à organiser dans le monde d'aujourd'hui : le fouillis de papier.
Pourquoi le papier est-il un tel problème ? Parce qu'il arrive à votre porte tous les jours : chaque fois que vous allez chercher le courrier, que vous recevez le journal, que vous achetez une maison, une voiture ou un gros appareil ménager, que vous investissez votre argent, que vous payez vos impôts ou que vous allez chez le médecin.
Outil d'organisation essentiel n° 1 : les poubelles et les bacs de recyclage
Vous avez besoin d'au moins une poubelle et un bac de recyclage spacieux pour votre bureau (et pour chaque pièce de votre maison). Cela permet de jeter facilement les déchets et les papiers indésirables, au lieu de les laisser s'accumuler sur toutes vos surfaces planes. TOUTES les pièces en ont besoin, y compris les chambres, les salles de bains, les buanderies et les ateliers. Vous pouvez en avoir besoin de plusieurs pour les grandes pièces qui sont très utilisées ou qui ont des zones pour différentes activités.
Placez les poubelles et les conteneurs de recyclage là où le désordre s'accumule - à côté de votre bureau, de l'imprimante ou de la photocopieuse, de la chaise où vous vous asseyez pour lire le journal, ou à tout autre endroit où vous utilisez du papier. Ne soyez pas frugal à ce sujet. La raison : si la poubelle est trop éloignée de l'endroit où vous vous trouvez lorsque vous décidez de jeter quelque chose, l'article s'entassera dans l'endroit plat le plus proche, ce qui ajoutera au désordre dans votre environnement.
Il est préférable de placer les poubelles à l'extérieur, de manière à pouvoir y jeter des déchets depuis l'autre bout de la pièce. Les placer derrière les portes des armoires ne fait que les rendre plus difficiles à utiliser. Plus vos poubelles sont difficiles à utiliser, moins vous les utiliserez. Et vous savez ce que cela signifie... des piles qui grossissent, grossissent et grossissent. (Pas joli !)
Deuxième élément essentiel de l'organisation : un bon bureau
Vous dirigez peut-être une entreprise à partir de votre bureau. Ou bien vous dirigez simplement votre foyer. Dans un cas comme dans l'autre, vous devez gérer un certain nombre de fonctions : établir un calendrier, payer des factures, gérer votre argent et suivre vos activités courantes. Pour éviter le désordre, vous avez besoin d'un bon endroit pour organiser toutes ces tâches essentielles. Cela signifie que vous avez besoin d'un bon bureau. Vous avez besoin d'un bureau pour travailler, même si vous n'avez pas assez d'espace pour transformer une de vos pièces en bureau à domicile.
Pourtant, de nombreuses personnes essaient de gérer leur maison sans bureau du tout, ou avec un bureau trop petit, ou avec trop peu de rangement pour être utile.
Qu'est-ce qui fait un bon bureau ? Voici quelques éléments à prendre en compte.
Votre bureau doit avoir une surface suffisamment grande pour que vous puissiez étaler vos papiers pendant que vous travaillez. Achetez le plus grand bureau que votre espace vous permet.
Il doit être confortable pour travailler. N'essayez pas de vous faire une place dans un bureau qui vous serre les jambes ou dont la huche vous domine et vous met mal à l'aise.
Votre bureau doit disposer d'un bon espace de rangement pour les fournitures de bureau telles que les stylos, l'agrafeuse, les trombones et autres éléments essentiels. Si vous n'avez pas d'autres endroits pour ranger vos fournitures et vos ouvrages de référence, votre bureau a besoin d'emplacements pour ces choses.
Vous devez l'apprécier. Vous n'utiliserez pas un bureau dont vous n'aimez pas le style, la forme ou la couleur. Et un bureau que vous n'utilisez pas n'est pas du tout utile pour rester organisé.
Élément essentiel de l'organisation n° 3 : un bon classeur
Tout le monde a des papiers importants qui doivent être conservés à court ou à long terme : polices d'assurance, pièces d'identité et passeports, dossiers fiscaux, pour n'en citer que quelques-uns. Tout le monde a besoin d'un endroit pour ranger ces papiers importants afin de pouvoir les retrouver en cas de besoin. Le meilleur outil pour cela est une armoire à dossiers suspendus.
À moins que votre travail ne soit particulièrement gourmand en papier, vous n'aurez probablement besoin que de deux tiroirs. Votre armoire à dossiers n'a pas besoin d'être grande ou élaborée, mais elle doit avoir des tiroirs qui s'ouvrent et se ferment facilement. Un bon classeur en métal durera toujours. Ne gaspillez pas votre argent dans un meuble bon marché. Les classeurs horizontaux (le côté long est contre le mur) s'intègrent mieux dans la plupart des pièces que les classeurs verticaux (le côté long dépasse du mur).
Voici les éléments essentiels dont vous avez besoin pour mettre en place un système de classement efficace :
Un support pour dossiers suspendus à placer dans chacun de vos tiroirs.
Des dossiers suspendus qui glissent facilement sur le support. À l'intérieur de chaque dossier suspendu, vous pouvez ranger jusqu'à trois dossiers en papier kraft pour des articles ou des projets individuels, tels que "Assurance automobile" ou "Relevés d'imposition de l'année en cours".
Des étiquettes sur chaque dossier suspendu et manille pour que vous sachiez ce qu'il contient.
Un classement efficace pour les personnes visuelles
Vous faites peut-être partie des nombreuses personnes qui n'aiment pas classer leurs documents dans un classeur. Si c'est votre cas, c'est peut-être parce que vous êtes une personne visuelle qui a besoin de pouvoir voir les documents sur lesquels elle travaille. Pour les personnes visuelles, une armoire à dossiers peut ressembler à un puits sombre où les documents disparaissent pour ne plus jamais être retrouvés. Ce qui fonctionne mieux pour les personnes visuelles, c'est un dossier de bureau en métal qui organise vos papiers essentiels là où vous pouvez les voir.
La taille de votre bureau ne doit pas être trop petite ou trop grande pour l'espace. Un bureau trop grand pour l'espace peut vous donner l'impression d'être encombré. Si votre bureau est petit et que vous avez besoin de plus d'espace, vous pouvez placer une table à côté de votre bureau, ce qui ajoutera à l'élégance de votre bureau et servira d'espace supplémentaire pour travailler. Dans la mesure du possible, recherchez une table dont la hauteur est proportionnelle à celle de votre bureau et dont la couleur et la finition sont identiques. Vous devez également disposer d'un mobilier adéquat dans lequel vous pouvez ranger tous vos accessoires de bureau, tels que le télécopieur, le photocopieur, etc. En donnant à certains de vos accessoires de bureau leur propre espace séparé, vous pourrez gagner beaucoup d'espace de travail et organiser votre bureau.
Une imprimante ou un copieur multifonction qui n'est pas placé sur le bureau en est un bon exemple. Le fait de disposer d'un support d'imprimante pour votre imprimante vous permettra de la garder à portée de main et de gagner un espace de bureau précieux. De plus, il peut également vous donner plus d'espace pour ranger vos accessoires de bureau tels que les papiers d'imprimante. Vérifiez également si vous avez assez de place pour tous vos livres ou dossiers.
Vous devriez peut-être investir dans une bibliothèque sur pied ou encastrée. Il est également très utile de placer votre bureau dans un endroit facilement accessible aux autres équipements de bureau. Ou peut-être avez-vous besoin d'entrer et de sortir constamment de l'armoire à dossiers. Pour vous faciliter la tâche, la solution est de placer l'armoire de classement directement derrière votre bureau pour éviter de vous lever et de vous baisser constamment de votre chaise. Vous pouvez également aménager des allées suffisamment larges pour que votre chaise puisse passer, de sorte que vous n'aurez plus qu'à la faire rouler vers les autres équipements de bureau.
Votre bureau est également l'une des zones communes qui peuvent facilement être encombrées ou désorganisées. Vous ne devez mettre sur le bureau que les choses qui sont nécessaires. Organiser correctement les papiers est également l'une des clés pour créer un bureau non encombré.
Assurez-vous de mettre une étiquette sur chaque dossier de projet et/ou fichiers qui se trouvent sur votre bureau. Vous pouvez vous débarrasser des piles de dossiers en les plaçant dans un porte-documents étagé sur votre bureau, ce qui vous permettra de voir d'un coup d'œil les différents projets qui nécessitent votre attention. Vous pouvez également utiliser des plateaux empilables comme "boîte de réception" et "boîte d'envoi". Ils vous permettront de gagner de l'espace et de garder votre bureau propre et bien rangé.
Vous devez également prêter attention aux tiroirs du bureau. Il existe un assortiment de plateaux et de caddies en plastique disponibles dans les magasins de fournitures de bureau et les chaînes de magasins, y compris ceux qui sont conçus pour s'insérer parfaitement dans un tiroir de bureau. Ils peuvent être utilisés pour organiser les fournitures de bureau en y plaçant les stylos, les punaises et les trombones en vrac. Vérifiez également le sol de votre bureau pour vous assurer qu'il n'est pas devenu une zone de dépôt pour les objets pour lesquels vous n'avez pas de place.
Il est vraiment simple d'entretenir votre bureau une fois qu'il est déjà organisé. Il suffit de cinq à dix minutes pour ranger les affaires à la fin de la journée. C'est un moyen simple d'avoir l'assurance que les choses ne vont pas devenir hors de contrôle une fois de plus.
Ne détestez-vous pas le fait de ne pas trouver un document important sur votre bureau extrêmement encombré ? Ne souhaitez-vous pas qu'il y ait un moyen de réorganiser votre bureau, afin qu'il soit plus facile pour vous de trouver des choses ? Rien ne tue la productivité au travail qu'un bureau désorganisé. Mais il existe un moyen de résoudre ce problème en moins de quinze minutes.
La première chose que vous devez faire est de vider votre bureau de tout ce qui s'y trouve, à l'exception de votre ordinateur de bureau. Ainsi, vous aurez une idée plus claire de l'endroit où vous voulez placer vos affaires. Achetez deux plateaux à documents et placez-les sur votre bureau. Dans l'un des plateaux, vous devez placer tous les documents entrants. Dans l'autre, vous devez placer les documents sortants.
De cette façon, vous ne serez pas désorienté par les documents que vous avez ou n'avez pas encore lus. Les documents dont vous n'avez plus besoin ne doivent pas être placés sur votre bureau, vous devez acheter une boîte supplémentaire ou une étagère qui pourra servir d'archives pour vos documents. Vous n'imaginez pas la place occupée sur votre bureau par des fichiers et des dossiers inutiles.
Que faire si vous avez des livres sur votre bureau ? À moins que vous ne soyez en train de lire le livre, il ne devrait pas se trouver sur votre bureau. Si vous n'en avez pas déjà un, vous devriez en acheter un afin d'y placer tous vos livres, qu'ils soient destinés au travail ou aux loisirs. N'oubliez pas de ne pas placer de bibelots ou de souvenirs devant vos livres sur l'étagère, car il vous sera plus difficile de les atteindre lorsque vous en aurez besoin.
Ensuite, vous devriez acheter un porte-crayon dans lequel vous pourrez placer tout votre matériel d'écriture et peut-être même votre agrafeuse, vos trombones, etc. Vous aurez ainsi beaucoup d'espace sur votre bureau, non seulement pour votre travail, mais aussi pour vos effets personnels. Placez un joli cadre contenant une photo de vous avec votre famille sur votre bureau pour servir d'inspiration pendant que vous travaillez.
Maintenant que votre bureau ressemble à un vrai bureau de bureau au lieu d'un dépotoir, vous pouvez travailler beaucoup mieux et en toute tranquillité.
